Werken in de zorg, de hulpverlening of het welzijnswerk kan heel hectisch zijn. Je weet nooit exact wat er op een dag gebeurt en je bent afhankelijk van wat je klant, je cliënt of patiënt nodig heeft en daar speel je dan op in. Heerlijk is het als je iemand goed hebt kunnen helpen. Juist dat geeft je zoveel voldoening. Maar het kan ook veel stress opleveren, omdat je weet dat er nog zoveel op je takenlijst staat. Het werk is nooit af en dat geeft een onrustig gevoel. Door efficiënt en effectief te werken krijg je meer gedaan en ervaar je meer rust.
Verschil efficiënt en effectief werken
Omdat het werk nooit af is, kun je altijd doorgaan. Wanneer kun je stoppen zodat je het ook echt los kunt laten? Dat blijft lastig. Maar het kan. Laat ik eerst uitleggen wat ik bedoel met efficiënt en effectief werken, want er zit een verschil in. Effectief werken houdt in dat je de juiste dingen doet. Dus dat je zorgt dat je dat doet waar je voor aangenomen bent, zeg ik altijd. De hulp aan die cliënt of patiënt, maar ook de registratie en administratie daarvan. Het samenwerken met collega’s binnen bepaalde projecten en alle contacten met andere partijen die nodig zijn om de zorg of hulpverlening optimaal te laten zijn. Het gaat er hier dus om WAT je doet. Welke activiteiten je uitvoert. En allemaal als doel jouw werk zo goed mogelijk uit te voeren. Vraag jezelf bij effectief werken dus af: doe ik de juiste dingen? Je kunt hiervoor de prioriteitenmatrix van Eisenhower gebruiken. Zijn de dingen die ik doe belangrijk? Dan is het goed. Zaken die niet belangrijk zijn en niet tot jouw takenpakket horen, die schrap je.
Wat is efficiënt werken?
Bij efficiënt werken gaat het erom HOE je dat uitvoert. Dus de manier waarop je bezig bent op jouw werkdag. Hoe start jij jouw dag? Waar werk je? Hoeveel afspraken staan er in je agenda? Hoeveel tijd ben je bezig met je mailbox? Houd je voldoende pauze?
Allemaal vragen die van belang zijn om inzicht te krijgen in hoe efficiënt je werkt.
Voordelen van efficiënt en effectief werken
- Hogere productiviteit: door productiever te zijn en de taken te doen die ook echt belangrijk zijn en die je had gepland, zal je meer voldoening krijgen en met meer plezier werken.
- Tijdsbesparing; doordat je slimmer werkt, houd je meer tijd over en ben je sneller klaar met je werk.
- Meer rust: uiteindelijk zal je meer rust ervaren omdat je gedaan hebt wat je wilde doen en daarmee ook nog eens tijd bespaart.
Naar meer rust door efficiënter werken
Mijn ervaring is dat professionals in de zorg, hulp of welzijn wel heel effectief werken. Veel bezig zijn met de juiste dingen, met hun cliënten en patiënten. Dus zaken die echt belangrijk zijn. Soms zijn ze echter ook iets te veel bezig met de ander en vergeten ze zichzelf. Het is dus zaak hier goed op te letten. Doe ik de juiste dingen? Of ben ik voor een ander aan het rennen? Als je weet dat je de juiste dingen doet, dan kunnen de volgende tips helpen om efficiënter te werken. Het is niet de bedoeling dat je harder gaat werken, maar juist slimmer:
5 tips om efficiënter te werken
- Plan pauzes: juist door pauzes te houden en weer op te laden, krijg je uiteindelijk meer gedaan.
- Plan je taken: een planning maken is onderdeel van je werk en daar zal je dus tijd voor in moeten ruimen. Ook tijd voor onverwachte zaken, dus zorg dat je flexibel kunt zijn.
- Focus op 1 taak tegelijk: geef bewuste aandacht aan die ene taak en leg alle verleidingen (bv telefoon en e-mail) aan de kant.
- Zeg vaker nee. En kies ook eens voor jezelf. Soms horen bepaalde taken niet tot jouw werkzaamheden. Wees hier kritisch op of besteed het werk uit.
- Doe de lastige klus eerst en daarna pas de rest. Dat geeft zoveel meer voldoening.
Wil je ook efficiënter werken? Niet harder maar slimmer? Rood Organizing helpt je er graag bij.